Los eventos online han sido, por culpa de los efectos de la pandemia, la translación natural al mundo de internet de los eventos presenciales que venían realizando los medios, pero también ha sido para muchos medios de comunicación el inicio de una estrategia de eventos de la que carecían anteriormente, porque han visto que su expansión no iba a ser solamente temporal mientras durara el coronavirus, sino que los hábitos de asistir a este tipo de actos han arraigado y, aunque desciendan cuando se recupere la normalidad, seguirán siendo una apuesta interesante.

¿Qué funciona y qué no funciona en los eventos online organizados desde medios?

Los Angeles Times ha desvelado cuál ha sido su estrategia para construir un plan de eventos online durante el coronavirus y qué les ha funcionado y qué no les ha funcionado.

Los Angeles Times tiene una larga trayectoria en la organización de eventos presenciales como el Festival anual de libros, que atrae a más de 150.000 personas cada primavera, o los eventos del LA Times Book Club, que organiza conversaciones mensuales con los principales autores. Antes de la pandemia, todos los eventos del club de lectura se pagaban, se compraban entradas para eventos y se habían convertido en rentables.

Pero cuando llegó la pandemia, “tuvimos que cancelar todos nuestros eventos, que suman alrededor de 90 cada año. Sabíamos que la gente estaba sentada en casa, haciendo scroll en sus pantallas y móviles y buscando una forma de conectarse sin miedo. Inmediatamente nos dimos cuenta de que algunas de nuestras historias más populares no relacionadas con el coronavirus trataban sobre cómo pasar el tiempo en cuarentena: qué programas ver, qué libros leer y cómo desarrollar nuevas habilidades culinarias. Así que queríamos ofrecer algo más ligero, más fácil de entender y simplemente útil para nuestros lectores”, explican Samantha Melbourneweaver y Donna Wares, integrantes del equipo de eventos online de LA Times.

El evento online con Obama reunió a más de 100.000 personas

CONSISTENCIA. Según Samantha Melbourneweaver y Donna Wares, una de las claves más importantes es la consistencia, encontrar una estructura y apostar por ella aunque a veces cueste organizar cada uno de los elementos que les han dado éxito.

“Aunque hemos agregado compañeros de equipo y colaboradores en toda la organización y temas variados, en gran medida hemos mantenido nuestro formato inicial: un miembro del personal presenta, un invitado especial se acerca desde casa y solicitamos y respondemos las preguntas de los lectores. Agregamos imágenes, gráficos y vídeos (elementos visuales de nuestra cobertura relacionada) para hacer que los programas sean más interesantes y estén hechos de manera profesional”.

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APROVECHAR CONTENIDO RELACIONADO.  Además de los materiales creados para promover eventos, “presentamos entrevistas a los autores, extractos de libros y otras historias antes de las charlas del club de lectura. Hicimos lo mismo para nuestro “Ultimate Summer Movie Showdown” de 16 semanas. Nuestros críticos de cine revisaron las películas favoritas que los lectores del Times eligieron cada semana y luego invitamos a los mejores talentos”.

Para los eventos “Pregúntele a un periodista” o “Podemos enseñarle eso”, se basaron en el trabajo del personal existente que ha sido popular entre los lectores. “Esas historias se convierten en otra vía para que los lectores se enteren y se inscriban en nuestros eventos, y señalan la amplitud de las ofertas de nuestra organización. Realmente queremos que la gente vea una foto atractiva en nuestro sitio y piense: “¡Vaya, me encantó! Ojalá hubiera más, están teniendo un evento con este fotógrafo y puedo enviar una pregunta”.

TRANSPARENCIA. Desde el principio, “hemos hablado intencionalmente dentro de la sala de redacción y con nuestros lectores sobre lo que estamos construyendo. Buscamos y recibimos constantemente comentarios e ideas sobre cómo mejorar, y también seguimos trabajando con nuevos colaboradores que aportan nuevas ideas y recursos. Para los eventos, hacemos un seguimiento con encuestas y preguntamos a los lectores: ¿Qué se llevará de este evento? ¿Qué podríamos hacer mejor? ¿Qué te gustaría la próxima vez? La respuesta ha sido abrumadoramente positiva con solicitudes de más eventos”.

 

Algunas cosas que no funcionan

HACER EVENTOS DIURNOS. Sin embargo, no funciona hacer eventos online diurnos. Los datos de las pruebas que se hicieron demostraron que en jornada laboral el impacto era menor y que los resultados eran mucho más óptimos fuera del horario diurno.

TÍTULOS NO EXPLICATIVOS. El título que se le dé al evento y la forma en que se va a promocionar debe ser lo más explícito posible. “Los títulos bonitos no tienen sentido para la gente. Esa es una gran razón por la que nuestra serie de eventos de “clases magistrales” tiene un nombre tan sencillo: “Podemos enseñarle eso”. Un anfitrión aburrido o un invitado nervioso realmente pueden arruinar el espectáculo. Un anfitrión flexible es imprescindible”, apuntan.

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Consejos del equipo de LA Times

Además de referirse a cosas que no funcionan y otras que sí, el equipo de LA Times ofrece algunos consejos para organizar eventos online en medios de comunicación.

EMPEZAR CON POCO Y CONSTRUIR SOBRE LA MARCHA. aunque tenga los recursos para hacer una producción de televisión completa, probablemente no los necesite. “Mire las historias que la gente lee y cree los eventos en torno a esos temas”, apuntan.

PLANIFICAR Y ENSAYAR. El equipo de LA Times creó una “serie de espectáculos” para cada evento, “que describe cada parte del programa, pero no es tan específico como un guión, y lo distribuimos a todos los involucrados. Es nuestra hoja de ruta simple para todo, desde cuándo traer invitados a la pantalla hasta cuándo compartir imágenes, vídeos y enlaces a historias. Luego, justo antes del evento, hacemos un repaso completo para eliminar el nerviosismo y cualquier cosa que no funcione. La planificación es esencial cuando los miembros del equipo están trabajando en diferentes ubicaciones”.

FACILITAR LA BÚSQUEDA. Para los eventos del club de lectura virtual, “creamos una publicación de “cómo mirar” en latimes.com para que los lectores puedan ver eventos gratuitos en vivo en la plataforma que elijan, YouTube, Facebook o Twitter, o sintonizarlos más tarde si lo desean. Hacemos eso por dos razones. En primer lugar, facilita a los lectores unirse a los eventos del club de lectura cuando les resulte más conveniente y compartir una noche que hayan disfrutado con los demás. En segundo lugar, aumenta nuestro número de espectadores, especialmente en las 24 horas posteriores al evento”, explican.

Eventos con más de 100.000 asistentes

El evento más visto fue el club de lectura de abril con Barack Obama (más de 100.000 asistentes). Otros eventos sin invitados famosos también han atraído una gran audiencia. Por ejemplo, el evento “Pregúntele a un reportero” con personal afroamericano o el foro Chicano Moratorium atrajeron a más de 39.000 espectadores.

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